Quién debe facturar electrónicamente
En Colombia la factura electrónica es la forma normal de facturar: la mayoría de negocios que venden bienes o servicios deben emitirla. Un restaurante responsable de IVA o del impuesto nacional al consumo, o que tiene clientes que piden factura para deducir sus gastos, casi siempre está en ese grupo.
Las obligaciones cambian según tu régimen, tus ingresos y el tipo de negocio, así que el primer paso es confirmarlo con tu contador. Él también te dice qué responsabilidades debe mostrar tu RUT.
Qué es un proveedor tecnológico y por qué lo necesitas
El proveedor tecnológico es una empresa autorizada por la DIAN que arma la factura en el formato oficial, la firma digitalmente y la transmite para su validación. Es el puente entre tu negocio y la DIAN.
Treggio no hace ese papel: se conecta con tu cuenta en el proveedor. Tú cobras en el POS y Treggio le envía al proveedor los datos de la venta (cliente, platos, cantidades, precios y forma de pago). El proveedor tiene su propio plan y su propio costo, aparte de Treggio.
Qué es la resolución de numeración
La DIAN te autoriza un rango de números para tus facturas, por ejemplo del FE1 al FE5000, con una fecha de vigencia. Ese documento es la resolución de numeración y la pides en los servicios en línea de la DIAN.
En Treggio registras la resolución tal como aparece: número, prefijo, rango, vigencia y clave técnica. Cada factura toma el siguiente número del rango. Cuando el rango se agota, Treggio no deja seguir facturando con esa resolución: pide una nueva a tiempo para no quedarte sin numeración en pleno fin de semana.
Qué es el CUFE y la validación previa
El CUFE (código único de factura electrónica) es la huella de cada factura: un código largo que la identifica ante la DIAN y que aparece en la representación gráfica que recibe el cliente.
En Colombia la DIAN valida cada factura antes de que se le entregue al cliente. Por eso, en la lista de facturas de Treggio ves su estado: enviada, aceptada o rechazada. Si una sale rechazada, revisa el motivo, corrige el dato y reinténtala.
Consumidor final, NIT y notas crédito
Cuando el cliente no pide factura a su nombre, se emite a consumidor final, con el número genérico que define la DIAN para ese caso. Cuando la pide una empresa, necesitas su NIT y su razón social; una persona, su cédula.
Una factura electrónica no se borra ni se edita. Si te equivocaste o el cliente devolvió la compra, se anula con una nota crédito que hace referencia a la factura original. En Treggio, para emitir notas crédito registras también la numeración de las notas, como te indique tu proveedor.
IVA o impuesto al consumo en tu restaurante
El servicio de restaurante en Colombia suele estar gravado con el impuesto nacional al consumo del 8 % en lugar del IVA, aunque hay excepciones según el tipo de negocio y sus ingresos. Lo que vendes empacado o al por mayor puede tener otro tratamiento.
Los impuestos, los productos y las formas de pago se configuran en tu cuenta del proveedor tecnológico. Antes de facturar en producción, revisa con tu contador que estén bien y haz una factura de prueba.
